こちらの記事でも紹介していますが、ナレッジマネジメントツールには主に4つの種類があり、それぞれの特徴が異なります。 社内のナレッジマネジメントをより効率的に行うためには、どの視点からどのツールを選ぶとよいのでしょうか。今回はツールの導入を検討している方向けに、代表的なナレッジマネジメントツールの特徴や料金などを比較・紹介します。 なお、重要度を客観化するために既存のナレッジマネジメントツールを紹介したサイト8個を調査し、出現頻度をスコアリングしました。出現頻度の高い順に掲載しているので、この記事を読めば効率よく自社にフィットしたナレッジマネジメントツールを探すことができます。ぜひ参考にしてください。 顧客対応のナレッジを共有可能！「Re:lation」の資料を無料ダウンロードする
NotePM／株式会社プロジェクト・モード
NotePM／株式会社プロジェクト・モードQast／any株式会社flouu／プライズ株式会社Confluence／アトラシアン株式会社DocBase／株式会社クレイesa／合同会社esaEvernote／エバーノート株式会社Qiita Team／Qiita株式会社Scrapbox／Nota株式会社Teachme Biz／株式会社スタディストFreshdesk／Freshworks Inc.kintone／サイボウズ株式会社Knowledge Explorer／株式会社図研プリサイトアイポ／TOWN株式会社その他おすすめのナレッジマネジメントツールナレッジマネジメントツールとの種類オンラインストレージグループウェアSFA（営業支援システム）・CRM（顧客管理）エンタープライズサーチナレッジマネジメントツールを選ぶ3つのポイントポイント1.自社のニーズに沿った機能ポイント2. ツールの使いやすさポイント3.セキュリティ強度まとめ
高機能エディタとテンプレートで、マニュアルをWeb上でかんたん作成。矢印や吹き出しなど、マニュアル作成に便利な「画像編集機能」も用意。強力な検索機能でファイルの中身も全文検索。ほしい情報がすぐ見つかる。
Qast／any株式会社
4,000社以上の導入実績。業種や職種を問わず、直感的に操作できるシンプルなUI。ツールの提供だけでなく、ナレッジ経営を組織に定着させるための支援あり。
flouu／プライズ株式会社
チャット機能で、ドキュメントを見ながらリアルタイムコミュニケーションができるから効率的。強力な検索機能で、必要なものがすぐ見つかる。閲覧者や閲覧回数を確認でき、特に読んでほしい人に閲覧をリクエストすることも可能。
Confluence／アトラシアン株式会社
世界全体で 235,000を超える組織が導入。業界の規格や規制に準拠し、顧客のデータの安全性とコンプライアンスを確保。
DocBase／株式会社クレイ
「セキュアな情報共有」にこだわり。国際標準規格のセキュリティ。シンプルで無駄な機能のないエディタ。気軽に投稿ができる。テレワーク対応の各種機能を搭載。
esa／合同会社esa
3,000を超える会社・団体が導入。「不完全であっても公開し、その後更新して情報を育て、最終的にきちんと整理」がコンセプト。「書き途中」として共有できるWIP機能あり。
Evernote／エバーノート株式会社
テキストだけではなく、写真もファイルもまるごと全部保存できる。強力な検索機能とキーワードのタグで、必要なノートを即座に見つけられる。利用中の端末すべてでノートを同期できるから、どこからでもアクセスが可能。
Qiita Team／Qiita株式会社
Markdown記法と補助入力でスムーズな書き心地。シンプル設計のフィード表示でナレッジをかんたんに共有できる。コメント欄での議論やフィードバックで、コミュニケーションを活性化できる。
Scrapbox／Nota株式会社
ページが単語のリンクを通じて自動で繋がり合い、簡単に検索できる状態を保つ。構造がシンプルで書くことの敷居が下がる。特別な知識は一切不要。立場や職種に関係なく誰もが簡単に情報を共有。
Teachme Biz／株式会社スタディスト
テンプレートに沿って画像と文字をいれるだけ。だれでも手軽に「伝わるマニュアル」が作れる。QRコード化や、タスクとして配信など、作ったマニュアルを見てもらうための機能が充実。アクセスログなどで活用状況を分析可能。
Freshdesk／Freshworks Inc.
50,000を超える企業が利用。反復作業の軽減により、時間を節約できる。
kintone／サイボウズ株式会社
アプリをいくつでも追加可能。豊富なAPIやプラグインなど、100種類以上の連携サービスあり。導入前の相談・自分で学べるコンテンツ・開発のプロの紹介など、サポートが幅広い。
Knowledge Explorer／株式会社図研プリサイト
作成中のドキュメントと同じテーマのドキュメントを検索できる。検索結果の資料へ利用者の評価やコメントを残し、知見を共有できる。参考資料を探すための、おすすめ検索キーワードを一覧表示できる。
アイポ／TOWN株式会社
1,800社の導入実績。やりたいことが増えてきたら、使いたい機能を追加できる。チームの成長に合わせた料金プランが選べる。
その他おすすめのナレッジマネジメントツール
ナレッジマネジメントツールとの種類
ナレッジマネジメントツールにはいくつか種類がありますが、主なものは次の4つです。
オンラインストレージ
インターネット上でファイルやドキュメントなどのデータを自由に保存・共有できるシステムです。Webを利用できる環境があればどこからでもアクセスできるので、社内で共有したいファイルの保存に最適です。文書ごとに割り振られたURLを連絡すれば、インターネット上でデータを共有できます。 参考：オンラインストレージで外出先でもデータ共有！オンラインストレージ13選徹底比較
グループウェア
チームメンバーの間で情報やスケジュールを共有・管理できるツールです。チャットやワークフローの管理、メンバーそれぞれのタスクの閲覧もできます。同じ業務にあたるチームメンバー同士が、業務改善を目的に情報を共有し、社内でコミュニケーションをとるのに適しています。
SFA（営業支援システム）・CRM（顧客管理）
SFAは営業管理や支援をするための、CRMは顧客を管理するためのシステムです。顧客情報や取引実績などをデータベース化することで、社内での情報共有を進め、顧客との良好な関係構築につなげます。 参考：営業管理の効率を上げるSFAとは？導入メリットや事例、おすすめツール5選を紹介 CRMとは？CRMの目的と、成果につなげるための3つの活用ポイント
エンタープライズサーチ
社内に保存されている情報を検索できるシステムです。社内のさまざまな情報を検索できるので、情報共有にとどまらず、新しい解決策を導き出す知識を得るためにも使えます。 社内のナレッジが大量にある場合、体系立ててまとめていても、検索するのに時間がかかってしまいます。このような場合、エンタープライズサーチを利用すれば、自分の探しているナレッジにアクセスしやすくなります。
ナレッジマネジメントツールを選ぶ3つのポイント
ナレッジマネジメントツールを選ぶポイントは以下の3つです。 ポイント1. 自社のニーズに沿った機能 ポイント2. ツールの使いやすさ ポイント3. セキュリティ強度 次にそれぞれのポイントを具体的に解説します。
ポイント1.自社のニーズに沿った機能
ナレッジマネジメントツールは先に挙げたように、ネット上でファイルやドキュメントを保存・共有できる「オンラインストレージ」、チームメンバー間でスケジュールや情報を管理できる「グループウェア」、営業管理や顧客管理を行うSFA・CRM、そして社内情報を自由に検索できる「エンタープライズサーチ」の4つに大きく分けられます。 実際に導入を検討する際には、まず自社の目的を理解し、ニーズに合ったツールを選ぶようにしましょう。 他にも、吹き出しや矢印などの記号や画像を入れてわかりやすいマニュアルを作成できる、画像編集機能つきのツールもおすすめ。編集スキルに自信がなければ、高機能エディタやテンプレートが充実しているものを選ぶとスムーズにノウハウを蓄積していけるでしょう。 企業からの採用実績が豊富なサービスは、機能が充実していることが多いものです。同業種・同職種が利用しているツールを選ぶと、自社においても有効活用できるでしょう。
ポイント2. ツールの使いやすさ
より多くの従業員がナレッジを登録するためには、誰でも使いこなせるツールの操作性が重要になってきます。また、せっかくツール上にナレッジを蓄積できたとしても、それを社内で活用してもらえなければ意味がありません。登録したいときにはすぐに登録でき、欲しい時には欲しい情報をすぐ引き出せるナレッジマネジメントツールを選びましょう。 しかし、ツールの使いやすさは実際にシステムに触ってみなければ判断しづらいものです。ツールを比較検討する際には無料トライアルプランを設けているサービスを選び、従業員に使用してもらってから決めると後悔がありません。必要な機能とそうでない機能を明確にすることで候補を絞り込めるようになり、コストパフォーマンスの高いツールを選べるようになります。 蓄積した情報には、パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるツールのほうがより好まれる傾向にあります。コロナ禍以降、在宅ワークを取り入れている企業や、外出の機会が多い営業部署を設けている企業は、幅広い媒体に対応しているツールを選んでおいて損はありません。
ポイント3.セキュリティ強度
ナレッジマネジメントツールには、社内の重要な情報を蓄積することになるため、セキュリティ対策は必須です。どんなに優れた機能を備えているツールであっても、セキュリティ面が脆弱であれば、導入は避けたほうが良いでしょう。セキュリティ性の高いツールを選ぶためには、通信の暗号化がされているか、またサーバーのセキュリティレベルが確保されているかどうかを確認する必要があります。 さらに、サービス環境のセキュリティだけではなく、それを使用する従業員によるミスを予防できる機能も重視すべきポイントのひとつです。ツールのなかには端末へのダウンロード制限や操作ログを抽出できるものがあり、そういったものを選ぶことで人的ミスを未然に防げます。 十分なセキュリティの基準を満たしているかどうかを判断する目安としては、国際セキュリティ資格であるISO27001の有無があります。セキュリティ面を重視するのであれば、国際標準規格のセキュリティを誇るサービスを選ぶようにしましょう。
まとめ
本記事では、ナレッジマネジメントツールを50社紹介しました。 選ぶポイントとしては、自社のニーズに沿った機能、ツールの使いやすさ、セキュリティ強度を考慮して決めると良いでしょう。 本記事の情報を参考に、自社にフィットするナレッジマネジメントツールを見つけてください。 顧客対応のナレッジを共有可能！「Re:lation」の資料を無料ダウンロードする
